Absences et retour au travail
Entretien sur l'absentéisme
L'entretien sur l'absentéisme est un échange confidentiel avec un collaborateur dont les absences ou les retards sont devenus assez fréquents pour peser sur l'équipe ou sur lui-même. L'objectif est de comprendre, d'exposer les faits calmement et de convenir d'un accompagnement et d'attentes claires, non de sanctionner ni d'enquêter sur sa santé. Beaucoup de situations ont des causes liées au travail sur lesquelles l'employeur peut agir. Voici les questions, dans l'ordre qui préserve un ton juste.
16 questions
Quand utiliser ce modèle
- Lorsque vous constatez une répétition, comme des absences courtes à répétition, des retards réguliers ou des absences concentrées sur certains jours, et non un événement isolé.
- À la suite d'un entretien de retour, si la situation persiste et qu'un suivi plus formel est nécessaire.
- Avant toute démarche disciplinaire : cet entretien vient en premier et ne remplace pas la procédure applicable.
Les questions à poser
Poser le cadre
- 01Merci d'avoir pris le temps de venir. Comment vont les choses pour vous en ce moment ?
- 02Je voulais parler de la présence, car j'ai remarqué une récurrence. Puis-je vous présenter ce que j'ai constaté ?
- 03Comment cela correspond-il à votre propre vision des derniers mois ?
Comprendre ce qui se passe
- 04Y a-t-il dans votre travail ou votre environnement quelque chose qui vous rend la présence plus difficile ?
- 05Y a-t-il quelque chose en dehors du travail que vous vous sentez à l'aise de partager et dont nous devrions tenir compte ?
- 06Des changements d'horaires, de trajet ou de missions ont-ils compliqué les choses ?
- 07Y a-t-il quelque chose que nous pourrions modifier au travail et qui ferait une différence ?
Effets et attentes
- 08Selon vous, quel effet ces absences ont-elles sur votre travail et sur vos collègues ?
- 09Comment comprenez-vous ce qu'est une présence satisfaisante pour votre poste ?
- 10Y a-t-il dans nos règles de présence ou nos démarches de déclaration quelque chose qui n'est pas clair pour vous ?
Appuis et solutions
- 11Qu'est-ce qui vous aiderait à être présent de façon plus régulière ?
- 12Un changement d'horaires, de charge ou de lieu vous aiderait-il, même temporairement ?
- 13Y a-t-il un appui, comme les RH, un service d'écoute ou la médecine du travail, vers lequel vous aimeriez être orienté ?
Accord et suivi
- 14Que ferons-nous chacun au cours des prochaines semaines ?
- 15À quoi verrons-nous que la situation s'améliore ?
- 16Quand nous revoyons-nous pour faire le point ?
Conseils pour un échange utile
- Préparez les faits en amont, uniquement dates et récurrence, et présentez-les de façon neutre, sans adjectifs ni conclusions.
- Écoutez plus que vous ne parlez, et laissez la personne s'expliquer avant de proposer quoi que ce soit.
- Adoptez la même approche pour toute personne présentant une situation comparable, et gardez l'échange confidentiel.
- Terminez par un compte rendu écrit de l'appui proposé, des attentes et de la date de réévaluation.
- Vérifiez les règles et procédures applicables dans votre entreprise et votre pays avant toute démarche formelle, et associez les RH au besoin.
Erreurs à éviter
- Poser des questions sur le diagnostic ou des détails médicaux. Si la personne évoque un problème de santé, orientez-la vers les RH ou la médecine du travail plutôt que de l'explorer vous-même.
- Ouvrir par une accusation ou une menace, ce qui ferme la personne et masque les vraies causes.
- Traiter toutes les absences de la même façon, sans distinguer celles qui sont légitimes ou déjà justifiées.
- Tenir un seul entretien sans suite, de sorte que rien ne change.
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